REGLAS DE CURSADA

REGLAS DE CURSADA

El sistema cuenta con un conjunto de reglas que le permite configurar una lógica que se debe cumplir para que el sistema sepa qué hacer en cada caso a la hora de cerrar una cursada, inscribir un alumno o permitirle rendir un examen. 

Tipos de Reglas del sistema: 


Calificación de cursada: Para indicar las formas de aprobación de las materias según las configuraciones de calificación previas. Son el tipo de regla principal que utiliza el sistema para poder verificar el estado de una materia posterior al cierre de cursada de la misma. 


Inasistencia de cursada: Para indicar qué suceden con el presentismo del alumno en el momento del cierre de la cursada. Se puede configurar que un alumno quede libre (pierda la materia), deba rendir algún examen o cumplir alguna condición si llega a cierto porcentaje de faltas o pierda la posibilidad de promoción de una materia en caso de alcanzar algún porcentaje de ausentismo. 


Documentación de cursada: Para indicar qué documentación especial necesita el alumno tener cargada para poder cursar una determinada materia. Por ejemplo, si necesita ficha médica para asistir a una práctica hospitalaria. 


Documentación de mesa de examen: Para indicar si el alumno necesita alguna documentación especial a la hora de rendir mesa de examen de ciertas materias. Por ejemplo, si se necesita la constancia de título en trámite o el título legalizado para dar finales en la institución. 


Documentación de carrera: Para indicar la documentación que necesita el alumno a la hora de inscribirse en las carreras de la institución.


Orden en los listados de estudiantes: Para indicar como se ordenan los estudiantes en los listados de alumnos por pantalla e impresos.

Calificacion final de carrera: Para indicar como se calcula el promedio final de la carrera. Sirve para aquellos institutos que no utilizan el promedio matemático de la cantidad de materias de la carrera. 


 Para configurar las reglas de cursada, se debe acceder al menú lateral, Gestión Académica ->  Configuración -> Datos Auxiliares -> Reglas de cursada 



En primera instancia el sistema solicita el tipo de regla que se va a configurar, basándonos en este dato, carga las diferentes pantallas que se detallan a continuación: 



Calificación de Cursada: 

Estas son las reglas principales que utiliza el sistema a la hora de cerrar las cursadas de las diferentes materias del instituto, para poder configurarlas se requiere que existan previamente configuradas las calificaciones en el sistema (Evaluaciones tipos y Evaluaciones Grupos). 


Luego de completar "Tipo de fórmula" y "descripción" de la misma, el sistema precarga la pantalla anterior, donde solicita que se complete las columnas o instancias de evaluación (Previamente configuradas como evaluaciones Grupo)



Al seleccionar un grupo de instancias de evaluación, el sistema va a traer los nombres de las evaluaciones en objetos naranjas para poder arrastrarlas a las fórmulas: 

La cantidad de columnas traidas por el sistema va a depender de la configuracion de grupos de evaluación del sistema



Atencion: Si se cambia la configuracion de las columnas de notas del sistema puede que agregue a alguna etiqueta naranja **INSTANCIA INSEXISTENTE** esto significa que la instancia fue borrado del conjunto de calificaciones y hay que reemplazarla en la regla por la correcta


Más abajo el sistema habilita la sección de reglas para ir agregando las reglas según se necesite 



Al hacer clic en agregar regla, el sistema brinda algunas opciones prearmadas o bien reglas vacías para adaptar como se necesita:


Si se elige alguna de las reglas prearmadas, el sistema entrega una regla donde hay que cambiar los signos de pregunta ? por las instancias que se desea: 



Para borrar las que no van simplemente hay que arrastrar fuera de la regla el botón del recuadro y luego arrastrar la instancia que sí se quiere agregar en su lugar:



Las reglas se ejecutan según su orden en la regla 


En este ejemplo, primero se verifica si promociona (materia Promocionada con el cálculo del promedio como la suma del primer parcial y del segundo dividido dos), luego si aprueba con reincorporación, luego si aprueba con algún recuperatorio (requiere final si aprobó ambos parciales o alguno de los recuperatorios) y por último si recursa. 


Vamos a analizar las reglas una por una: 


La línea 1, necesita que el primer parcial sea mayor al mínimo de promoción y el segundo parcial sea mayor o igual al mínimo de promoción, entonces el estado de materia queda promocionada y el promedio se calcula como nota primer parcial + nota segundo parcial dividido 2. 



En la línea 2, se necesita que el primer parcial sea mayor o igual al mínimo de cursada/final y el segundo parcial sea mayor o igual al mínimo de cursada/final o que tenga la reincorporación mayor o igual al mínimo de cursada/finalpara que la materia quede con estado Requiere Final.


En la línea 3, se necesita que el primer parcial sea mayor o igual al mínimo de cursada/final o el primer recuperatorio sea mayor o igual al mínimo de cursada/final y el segundo parcial sea mayor o igual al mínimo de cursada/final o el segundo recuperatorio sea mayor o igual al mínimo de cursada/final para que la materia quede con estado Requiere Final. 

En la línea 4, se contemplan cualquier otro caso que se pueda dar donde el alumno recursa la materia. 


Ejemplo Práctico con la regla anterior: 

Para una materia que tiene configurado mínimo de cursada/final= 4 y mínimo de promoción=7, con el siguiente escenario:




En este ejemplo, el alumno A y el alumno D,  tienen la materia en Requiere Final porque el sistema utilizó la línea 2 de la fórmula en el segundo parcial.

El alumno B tiene la materia en Requiere Final porque el sistema utilizó la línea 3 de la fórmula en el segundo parcial al aprobarlo por recuperatorio. 

El alumno C y el alumno F tienen la materia en Promocionada con nota 8,50 y 7, ya que el sistema utilizó la línea 1 de la fórmula para calcularlo. 

El alumno E tienen la materia en Recursa porque el sistema utilizó la línea 4 de la fórmula para calcularlo, porque no aprobó ni parcial ni recuperatorio del segundo parcial. 



Atención: Todas las reglas de todos los tipos tienen que terminar con una línea de "en última instancia, entonces recursa"

Es importante revisar el correcto uso de paréntesis y operadores, ya que los mismos pueden modificar totalmente el resultado de la regla. 



Siempre se recomienda utilizar el botón probar fórmula para revisar si se están evaluando todos los escenarios posibles con la fórmula.

Elementos, operadores y estados 

Las reglas de calificacion de cursada, nos permiten usar un conjunto de etiquetas que nos permite hacer las reglas adaptables a mas de una situacion puntual.

Operadores

Pueden ser operadores matematicos o logicos, permiten realizar las funciones basicas de las reglas.
PARENTESIS
Es importante, en la estructura de la regla que se utilicen los parentesis () para separa los terminos de la misma. Una buena practica es colocar parentesis antes y despues de los operadores logicos - Y / O -

Para cada condicion que se desee evaluar se debe colocar apertura y cierre de parentesis
Comparación
Los operadores de comparacion (> | < | >= | <= | = ) sirven para evaliar estados de columnas (instancias de evaluacion) con una situacion.  Les dejamos algunas consideraciones del uso de estos operadores:
  1. SIEMPRE van del lado izquierdo del entonces.
  2. En general evaluan columnas, por lo que deben estar entre etiqueta de nota  y etiqueta de valor
  3.  Se debe evaluar una columna a la vez, no se pueden poner dos etiquetas de notas juntas, ni separadas por conectores logicos o comasEjemplos de aplicacion: 


Matemáticos: 
Son los operadores que permiten hacer calculos matemáticos en el sistema. Puede ser suma +, resta -, division /, o multiplicacion *. Estos operadores deben separarse en terminos matematicos con el uso de parentesis. 
 Da como resultante, e promedio de dos notas


Conectores y palabras claves

Son los conectores de condicion que permiten establecer los estados de materia 

"Entonces": Establece la separación entre las condiciones de la regla y el Estado que debe colocar en caso de cumplirse la condición.
"El Promedio se calcula": Define cómo debe calcularse la nota final en la Materia. Se utiliza en los casos de Aprobación o Promoción Directa.
"En última instancia": Define lo que el sistema debe hacer si no se cumplen todas las reglas anteriores. Se utiliza como última regla y requiere colocar un Estado de Materia (generalmente "Recursa")

La etiqueta entonces se utiliza entre la condicion que se debe cumplir y siempre va acompañada de una etiqueta de estado de materia 
Por cada estado de materia, se puede utilizar de la siguiente manera: 
  1. Materias en estado Requiere Final:   No necesita nada detras de la etiqueta "Requiere Final" ya que la nota se va a colocar en la materia cuando el alumno se presente al final de la misma con el circuito de actas. 
  2. Materias en estado Recursa:  No necesita nada detras de la etiqueta "Recursa" ya que el alumno debe volver a cursar la materia. 
  3. Materias  Aprobadas o Promocionadas Se debe indicar luego de la etiqueta de estado de materia, como se realiza el calculo del promedio con la etiqueta "El promedio se calcula" seguido del calculo que debe realizar el sistema, o la columna que reemplaza el valor


¿En que afecta un cambio a reglas de cursadas si ya iniciamos el cuatrimestre? 

Tenga en cuenta que el sistema va a cambiar la configuracion de todas las cursadas afectadas por la regla que esta modificando. Por eso el cambio de configuraciones en las estructuras de notas, se recomienda hacerlo en epoca de receso de verano o invierno. Sin que esten las cursadas en uso, igualmente si se necesita cambiar el sistema informa en un banner permitiendo acceder al listado de materias afectadas. 

Al poner ver listado, se muestra el detalle de cada materia: 
Lo que se debe hacer es buscar las cursadas de las materias y revisar que el cambio no impacte negativamente en las mismas, si ya se realizo el cierre de cursada, se debe volve a hacerse para que cierre con las nuevas reglas. 
Estos cambios siempre es recomendable hacerlos en el entorno test


Situación Libre

A partir del 2023 se agrega la funcionalidad de situación libre para aquellos institutos que requieran utilizarlo en las reglas de cursada.

Al incorporar la situación en la regla, se establece la situación de Libre del Estudiante en la materia.




Al cerrar Cursada, además del estado en la materia (Recursa o Final), se coloca la situación de “Libre” en la materia.


En la ficha del alumno se ve con una L roja en el estado de las materias: 




Inasistencia de Cursada


Para las fórmulas de inasistencia cambian las opciones de la pantalla: 



En este tipo de reglas cambian los estados de cursada, ya que ahora la materia puede quedar Regular, Regular (impide promoción), Reincorpora o recursa. Además, se suman un grupo de valores que van de cero a cien, saltando de cinco en cinco para utilizar en porcentajes y valores genéricos asociados a las inasistencias: Porcentaje de inasistencia, Porcentaje de inasistencia injustificada, Porcentaje de inasistencia justificada y Porcentaje máximo de inasistencia. Se suman las variables de documentación de inasistencia para el certificado laboral o médico y el apto físico. 

La sección de reglas es similar en todos los tipos de reglas, pero las opciones a agregar de forma prearmadas se adaptan, para las de asistencia tenemos: 



Si agregamos en orden la regla prearmada de regular, luego la de certificado laboral y finalmente recursa, lo que hay que hacer después es acomodar y cambiar las variables y opciones:



En caso de que el instituto tenga configurada la opción de utilizar examen de reincorporación con trámite de aprobación o solicitud, la regla posible sería así: 


En este ejemplo, la solicitud de reincorporación está como columna de notas, por lo que si está solicitado y supera el 40% de inasistencia, entonces reincorpora (que también es una columna más de notas), por lo que en la regla de calificación de cursada hay que tenerlos en cuenta. 

La segunda línea contempla que si presento el alumno en la documentación un certificado laboral, y el porcentaje de inasistencia es menos o igual a 60% entonces esta regula. 

La tercera línea es para los alumnos que están entre 0 y el porcentaje máximo de inasistencias, que son los casos Regulares. 

Por último, contempla que cualquier otro escenario recursa. 

Atención: Todas las reglas de todos los tipos tienen que terminar con una línea de "en última instancia, entonces recursa"

Es importante revisar el correcto uso de paréntesis y operadores, ya que los mismos pueden modificar totalmente el resultado de la regla. 


Siempre se recomienda utilizar el botón probar fórmula para revisar si se están evaluando todos los escenarios posibles con la fórmula.


Reglas de Documentación

Tenemos 3 tipos de reglas de documentación, son muy similares en cuanto a su funcionamiento y configuración, pero es muy importante entender la diferencia en la práctica en cuanto a su aplicación. 


Usamos las reglas de Documentación de cursada para configurar la documentación que necesita un alumno a la hora de cursar una determinada materia o un grupo de materias. Las reglas de Documentación de mesa de examen sirven para configurar la documentación de un alumno para que pueda rendir una determinada materia o un grupo de materias.  Estas dos reglas se configuran a nivel materia, desde la configuración de la misma o bien desde el editor masivo de materias.   Por último, la Documentación de carrera se utiliza para indicar la documentación que necesita el alumno a la hora de inscribirse en las carreras de la institución. Esta documentación se configura en la pantalla de configuración de carreras. 


La pantalla de creación de las tres reglas es similar:



Se trata de las reglas más simples de configurar, ya que no tienen más que operadores como Y, O, NO y los campos de documentación en la ficha del alumno. 

Reglas de calificación final de carrera 

Estas reglas permiten, para cada carrera que se necesite, realizar el calculo que debe cumplir el sistema para calcularle a cada alumno los promedios. 


Al igual que susede con las instancias de evaluacion en la reglas de calificacion de cursada, al colocar la carrera, el sistema carga las materias de la misma para poder utilizarlas en la regla: 

La regla en general es una sola, dependiendo si se usan las materias indiciduales de una carrera o las etiquetas de tipo de materia pueden ponderarse y agruparse como se necesite. 
Por ejemplo: 
En el caso de elegir como agrupar los promerios de las materias: 

o con etiquetas de tipo de materia: 

Este tipo de reglas se puede utilizar en multiples carreras, siempre y cuando este correctamente configurada la etiqueta de tipo de materia en las configuraciones de la materia y la carrera. 

Luego en la pantalla de configuracion de carrera se debe colocar la formula de calculo del promedio: 

Y en la ficha de carrera del alumno, se ve asi: 

Tenga en cuenta que si se usaron etiquetas de carrera que no son de la carrera en cuestion, el sistema lo informa

Reglas de ordenamiento de listados 

Las reglas de ordenamiento de listados indica que campo de la ficha del alumno ordena el listado, (por ejemplo apellido o alguna documentacion específica) y el ordenamiento que se realiza (ascendente o descendente.

Son en general reglas de una sola linea, que puede incluir diferentes casos. Algunos ejemplos comunes son: 
 


Luego de sebe aplicar este ordenamiento en la pantalla de configuracion de reglas de la materia 

Reglas de cierre de cursos cortos

Estas reglas permiten, para cada curso corto que se necesite, realizar el calculo que debe cumplir el sistema para determinar la situacion academica final de cada alumno. Asegurando que los resultados académicos se calculen de manera consistente y automática.
Ejemplo: Cuando todas las materias esten aprobadas, entonces marca al alumno como "egresado" en ese curso corto.


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