Proceso cierre ciclo lectivo - 8 paso
1. Consideraciones Iniciales
El proceso de cierre de ciclo lectivo es irreversible. Es decir que, una vez que está cerrado, no puede volver a abrirse. Es por esto que se debe prestar atención a que todo esté completo y finalizado antes de empezar con el procedimiento. En todo caso, siempre es posible realizar la prueba del cierre en el entorno de TEST de su instituto.
2. ¿En qué momento debemos cerrar el ciclo?
Cuando el año transcurrido este “completo”, hayamos cargado toda información pertinente al ciclo (calificaciones, inasistencias, informes, etc.), y antes del tiempo límite del cierre de dicho ciclo.
A su vez, antes de cerrar el ciclo lectivo, debemos tener creado el nuevo ciclo. Esto lo podemos hacer desde Gestión Académica -> Configuración -> Fechas y Periodos -> Ciclo Lectivo -> Crear Nuevo Ciclo Lectivo.
Una vez creado el nuevo ciclo lectivo debemos dale al botón de Replicar Datos para que se copien las estructuras de los cursos y cursadas a este nuevo ciclo
Los horarios de los cronogramas se deberán de volver a distribuir y además los alumnos deberán de ser asignados manualmente al curso del ciclo siguiente si no configuramos las correlatividades
3. ¿Cómo hacemos para cerrar el ciclo?
Accediendo desde el Menú Lateral -> Gestión Académica -> Configuración -> Fechas y Periodos -> Ciclo Lectivo
Seleccionamos el ciclo actual y le damos al botón de Comenzar Cierre de Ciclo.
Paso 1: Cierre de Ciclo Lectivo por grupo carrera
Comenzamos seleccionando el grupo carrera que deseamos cerrar el ciclo lectivo, este paso sirve por si tenemos en el instituto carreras o niveles que cierran antes de los otros
Podemos hacer un cierre por grupo carrera pero no podemos cerrar todos las carreras en un mismo cierre.
Paso 2: Validaciones
En este paso el sistema nos muestra las validaciones que tomara en cuenta al momento del cierre y nos mostrara si nos falto algún paso
Que estén todas las verificaciones completas no es un requisito obligatorio para completar el cierre de ciclo lectivo pero se recomienda hacerlo.
También en este paso el sistema nos mostrara si hay cursadas sin su correspondiente cierre de cursada o si las mismas tienen calificaciones agregadas o modificadas después del cierre de cursada (En este caso se deberá de realizar nuevamente el cierre de cursada para que esas notas sean tomadas en cuenta ).
Por ultimo, vamos a tener la sección de Cursos sin curso siguiente.
Esta es una sección muy importante ya que si no se configura los alumnos no se asignaran al curso siguiente automáticamente por ende, los mismos se deberán asignar manualmente a su curso en el ciclo siguiente.
Para configurar la correlatividad se deberá de seleccionar el botón de editar en el curso que deseemos
Los cursos que no observemos en el listado es por que ya tienen configurada su correlatividad.
Completamos el campo de siguiente comisión y guardamos
Paso 3: Previsualización
En este paso el sistema nos mostrara un listado de los alumnos que cambiaran de estado al finalizar el cierre de ciclo lectivo, estas secciones son:
Por ultimo, al final del modulo vamos a encontrar un listado de alumnos junto con su curso actual y su curso siguiente.
Paso 4: Ejecutar el cierre de ciclo
En el ultimo paso solo tenemos que seleccionar el botón de Ejecutar Cierre de Ciclo y esperar a que se complete el proceso.
IMPORTANTE: El cierre de ciclo puede demorar unos minutos dependiendo del tamaño del instituto, recomendamos no recargar la pagina ni irse a otros módulos del sistema mientras se cierra el ciclo lectivo.
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