1. Consideraciones Iniciales

El proceso de cierre de ciclo lectivo es irreversible. Es decir que, una vez que está cerrado, no puede volver a abrirse. Es por esto que se debe prestar atención a que todo esté completo y finalizado antes de empezar con el procedimiento. En todo caso, siempre es posible realizar la prueba del cierre en el ambiente TEST de su instituto.

2. ¿En qué momento debemos cerrar el ciclo?

Cuando el año transcurrido este “completo”, hayamos cargado toda información pertinente al ciclo (como las calificaciones), y antes del tiempo límite del cierre de dicho ciclo. 

A su vez, antes de cerrar el ciclo lectivo, debemos tener creado el nuevo ciclo. Esto lo podemos hacer desde Gestión Académica -> Configuración -> Fechas y Periodos -> Ciclo Lectivo -> Crear Nuevo Ciclo Lectivo. Es posible duplicar la estructura del ciclo anterior (solo la estructura, como nuestros cursos, niveles y carreras), pero los docentes y alumnos deberán ser vinculados nuevamente a sus nuevos cursos y horarios, y/o cualquier cambio que competa al nuevo ciclo. 

3. ¿Cómo hacemos para cerrar el ciclo?

Accediendo desde Gestión Académica -> Configuración -> Fechas y Periodos -> Ciclo Lectivo -> Editar Registro. Una vez que hagamos click en "Comenzar Cierre de Ciclo", se nos pedirán algunas validaciones/verificaciones automáticas que realiza el sistema en cuanto a la información completa/incompleta del ciclo que estamos cerrando. 

4. Validaciones

Antes de cerrar completamente el ciclo, es posible que el sistema nos indique que aún faltan ciertos pasos para que dicho cierre esté lo más completo posible: 

a. Verifica que no haya cursadas sin cerrar. Además, verifica, o mejor dicho alerta, si hay una cursada que se le modificó, agregó o quitó una nota después de haber cerrado la cursada. Es decir, cierran cursada, el alumno tiene aprobada la materia, pero resulta que después le cambian la nota final a un 4, su estado en la materia sigue siendo Aprobado hasta que no vuelvan a cerrar la cursada.

b. Hay actas de examen sin cerrar. Por ejemplo, hay alguna acta de diciembre o marzo que tiene un alumno con nota, pero no la cerraron aún.

c. “Cursos siguientes” significa que puede haber cursos a los cuales no se le configuró cuál es el siguiente al que promueve el alumno. Esto es porque el cierre de ciclo pasa los alumnos de un curso al siguiente, por ejemplo, los alumnos de 1ero A pasarían a 2do A siempre y cuando este configurado en 1ero A que el siguiente curso es 2do A. Esto lo podemos editar desde este mismo menú.