Modulo de Alertas
Permisos del módulo
8701 - Acceso a la configuración de alertas
8702 - Acceso al historial de alertas enviadas
Configuración de Alertas
Se requiere el permiso de: "Acceso a la configuración de alertas"Ingresando al menú Herramientas -> Gestionar alertas podemos configurar las alertas que el sistema va a enviar a los estudiantes.
Los campos requeridos se muestran con un "*".
Descripción: Es el nombre de la alerta.
IMPORTANTE: Tener en cuenta que este nombre es el que se muestra a los estudiantes como título de la notificación de alerta recibida.
Activa: Indica si la alerta se encuentra o no activa. Una alerta que no se encuentre activa no será tenida en cuenta al momento de procesar el envío de notificaciones/alertas.
Notificar: Permite seleccionar una de dos opciones posibles:
- Una vez: El estudiante recibirá la notificación de esta alerta una única vez, por más que cumpla con las condiciones configuradas en sucesivos procesamientos de esta alerta.
Un ejemplo práctico podría ser el de configurar una alerta por morosidad mayor a $50.000 que sea procesada todos los días a las 23:00hs.
En este caso, un alumno que deba más del monto especificado será notificado una única vez, aun cuando su mora continúe.
El sistema procesará la alerta y solo enviará la alerta a nuevos deudores, ignorando a los previamente notificados. - Siempre: El estudiante recibirá la notificación cada vez que se cumpla con las condiciones configuradas en todos los procesamientos de esta alerta, es decir, si la alerta se procesa 10 veces, el estudiante recibirá 10 alertas siempre y cuando cumpla las condiciones configuradas.
Un ejemplo práctico podría ser el de configurar una alerta que todos los días a las 23:00 hs notifique a los estudiantes cuando tiene morosidad mayor a $50.000, cuando el sistema evalúe esa alerta todos los días, va a notificar a todos los estudiantes que tengan esa deuda, por más que ya les haya notificado en días anteriores.
Enviar por mail: Indica si además de notificar mediante el sistema, también se va a enviar un correo con la alerta.
Plantilla: Permite configurar una plantilla con el cuerpo del mensaje a enviar en la alerta. La plantilla se debe configurar con Ubicación = "Alertas"
Programar Alerta:
- Activo desde y Activo hasta: Permite especificar el rango de fechas entre los cuales la alerta va a funcionar. Si no se especifica un rango de fechas, la alerta estará activa de forma permanente, hasta que se le coloque un rango de fechas o se la marque inactiva.
Ambas fechas deben estar completas para que el rango de fechas tome efecto.
Frecuencia de procesamiento
Indica con qué frecuencia el sistema va a revisar que estudiantes cumplen las condiciones configuradas en cada alerta.
Se puede optar por seleccionar una opción dentro del campo de selección de "Programación rápida" o utilizar la configuración avanzada que ofrece un mayor grado de personalización pero en contra partida es un poco más complejo de administrar.
Se recomienda utilizar la "Programación rápida" y no utilizar intervalos de tiempo muy cortos dado que algunas alertas, dependiendo de cómo se personalicen, pueden demorar en ser procesadas.
Una vez que se configuran los datos generales de la alerta y presionamos GUARDAR, vamos a poder personalizar las condiciones que se deben cumplir para que se dispare cada una de ellas.
Por ejemplo, se podría configurar que se envíe una notificación a estudiantes que tengan una deuda superior a X monto.
Para cada alerta es posible configurar una o más condiciones que se deben cumplir para que el estudiante sea notificado. El sistema va a evaluar cada una de las condiciones para cada estudiante y si las cumple será notificado.
Es posible configurar que los campos personalizados se muestren como condiciones de las alertas. Dentro de la configuración del campo personalizado se debe tildar la opción de "Disponible en alertas".
Existen una serie de condiciones "especiales" que pueden ser seleccionadas, estas condiciones son:
- Deuda Total (Estudiante): Se toma toda la deuda (cuotas, matrículas y documentos) en los estados configurados como Morosos (típicamente el estado Vencida) de todas las matrículas del estudiante.
- Deuda Total (Matrícula): Se toma toda la deuda (cuotas, matrículas y documentos) en los estados configurados como Morosos (típicamente el estado Vencida) en cada matrícula del estudiante de forma individual.
- Porcentaje antes de llegar al máximo de inasistencia posible: Esta condición se evalúa por inasistencia de cada materia, buscando encontrar aquellos estudiantes que estén a x% de llegar sobrepasar el mínimo de asistencia permitido para la materia.
Es decir, si el mínimo de asistencia para una materia es 75%, podemos configurar esta condición con un 5% para que alerte a los estudiantes al cruzar la barrera del 80% de asistencia (a medida que el porcentaje va decreciendo por sus ausencias). En el ejemplo anterior, un alumno con 77% de asistencia será notificado, en caso de tener 82% no será notificado.
Es importante destacar que las inasistencias justificadas no se tienen en cuenta para el cálculo de porcentaje de asistencia del alumno, solo las injustificadas. - Cantidad de ausencias restantes para quedar : Es una condición que se dispara cuando al alumno le quedan X cantidad de ausencias para alcanzar el mínimo de asistencia. Por ejemplo, si el valor de la condición es 1, en una materia que necesita el 80% de asistencia mínima, se les va a notificar a todos los alumnos que cumplan que si se ausenta una clase más pierde la asistencia mínima, es decir, termina no alcanzando el porcentaje mínimo de asistencia. Si el valor de la condición es 2 entonces se les notifica a los alumnos que ausentándose 2 clases no alcanzan el porcentaje mínimo de asistencia.
En la plantilla de la alerta podemos utilizar el comodín de (%campo_libre1%) en donde será reemplazado por el nombre de la materia que cumple con la condición especial de "Porcentaje antes de llegar al máximo de inasistencia posible" o "Cantidad de ausencias para alcanzar al mínimo de asistencia".
IMPORTANTE: Tener en cuenta que las alertas se envían únicamente a "ALUMNOS REGULARES".
Las alertas siempre van a llegar a los estudiantes como Notificaciones Internas, cuyo título va a ser el nombre de la alerta y podrán hacer clic en ella para acceder a un detalle en donde se muestra el cuerpo del mensaje basado en la plantilla configurada en la alerta.
Adicionalmente, se puede optar por enviar la notificación por mail. El asunto del mail va a ser el nombre/título de la alerta y el cuerpo del mail va a ser el de la plantilla configurada para la misma.
Lanzamiento manual
Las alertas pueden ser lanzadas manualmente haciendo clic en el botón indicado en la siguiente imagen:
Usando el lanzamiento manual en la plataforma de test puede verificar si la alerta es correcta y a quienes se les notifica. No se envían mails en la plataforma de test. Una vez lanzado manualmente puede ir al menú "Registros de Alertas" y chequear a qué alumnos se les notificó por cumplir con la/s condición/es del alerta.
Pantalla de Registros-Alertas
Se requiere el permiso de: "Acceso al historial de alertas enviadas"Esta pantalla es un listado en donde se puede ver que alerta recibió cada estudiante, permite aplicar filtros por fechas y por tipos de alertas. Luego, por cada una de ellas, es posible acceder a ver el contenido de cada alerta particular que recibió cada uno de los estudiantes.
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