INTRODUCCIÓN

La Migración Inicial, es un proceso que implica el traspaso de información actual del Instituto desde otros sistemas o planillas a Quinttos. Esta información incluye, entre otra, a los alumnos, docentes, administrativos, carreras, materias, comisiones, promedios, situación actual en cada materia, etc.

Permiso necesario: 6974 - PERMISO_IMPORTACION_DATOS - Acceso al menú de importación de datos

PROCESO DE MIGRACIÓN

El Proceso de Migración, consisten en una serie de pasajes de información desde diferentes archivos Excel que los usuarios del Instituto pueden fácilmente cargar y que luego Quinttos puede interpretar y de esta manera incorporar información de forma masiva y segura.

IMPORTANTE:Recuerde colocar los códigos de Carrera/Plan, o de Materia. Estos son ÚNICOS e identifican de forma unívoca a cada una.

Para esto, el Instituto debe registrar toda la información con la que actualmente cuenta en diferentes Planillas Excel, respetando cierto orden de relación entre las diferentes entidades para que, una vez finalizada la carga, toda la información se encuentre en Quinttos de una manera coherente y relacionada.

PASOS EN LA MIGRACIÓN

La secuencia en la migración es fundamental para poder relacionar las diferentes entidades a medida que se ingresan en el sistema.

Se ingresa desde el menú lateral, Herramientas ->  Importación

Se abrirá la siguiente pantalla que deberá seguir en el orden, solapa por solapa: Carreras -> Materias -> Comisiones.....etc

En los archivos de tipo EXCEL, encontrará una guía sobre qué significa cada uno de los campos en Quinttos, cómo deben completarse (por ejemplo, los códigos son sin espacios) y si estos son obligatorios (aparecerán en negrita).

La información deberá ser completada respetando el siguiente orden:

• "Carreras/Planes". Deben registrarse los diferentes Planes de Estudio con los que cuenta el Instituto. Una misma carrera, puede tener más de un plan de estudios, en ese caso, registrar cada uno de forma separada. Es posible registrar planes no vigentes.Es importante registrar un "Código de Carrera", que será utilizado para referenciar en los posteriores archivos de migración.
  

• "Materias".En este archivo, se registra el detalle del Plan de Estudios, incorporando cada una de las materias del mismo. Con las materias sucede algo similar a las Comisiones, se debe hacer referencia a la Carrera/Plan registrado oportunamente (mediante el "Código de Carrera/Plan". Es importante saber que si hay materias repetidas (con el mismo nombre), deben registrarse de todas formas, indicando su respectiva Carrera/Plan. Tener en cuenta que luego por sistema, se pueden incorporar configuraciones de forma masiva para todas las materias.
• Aclaración: el tramo/ cuatrimestre es un valor numérico que puede ir del 1 al 6. 
• Para el caso de los institutos que solo usan primer y segundo cuatrimestre, emplear 1 o 2 según la ubicación de la materia en el plan de estudios. 
              Por ejemplo: Si matemática se cursa en el 3er año 1er cuatrimestre se debería completar Año 3 - Tramo 1. 
  
  
• Para el caso de los institutos que usan tramos del 1 al 6, matemática se tendría que cursar 3er Año 5to cuatrimestre, por lo que Año sería 3 - Tramo 5

• "Comisiones". Deben registrarse las diferentes Comisiones del Instituto, indicando a qué Carrera/Plan pertenecen. En este punto, es importante saber que es necesario elegir la Carrera/Plan directamente desde la columna "Código de Carrera/Plan". 

• "Docentes". Personal Docente: se deben incorporar sólo aquellos docentes que no cuentan con otro rol (es decir, no son administrativos ni autoridades). Registrar sólo personas que utilizarán el sistema. Luego, por sistema, se le asignan las diferentes cursadas a cada uno de ellos.

• "Personal No Docente". Hace referencia al Personal No Docente: se deben incorporar personal administrativo, de Secretaría Académica, Autoridades, y toda otra persona perteneciente al Personal No Docente que utilizará el sistema. (No ingresar personal de maestranza, seguridad o similar, que no utilizarán el sistema)

• "Alumnos".En este Archivo, se registran los datos personales de los alumnos. Es posible incorporar más información luego, por sistema (ejemplo: información de becas, documentación presentada, materias aprobadas, etc.). Se recomienda incorporar a todos los alumnos que han pasado por el Instituto, principalmente porque puede que retornen o bien deban alguna materia y deban rendir el final.

• "Estados en las Materias".Para completar este archivo, debe primero elegir la Carrera/Plan y el ciclo lectivo. El sistema completará con una lista de alumnos y materias, para poder completar el Estado en la misma, calificación final (en caso de estar aprobada), llamados pendientes, etc. Algo a tener en cuenta, es que todas las calificaciones y estados en las materias se registran como "Ciclo Lectivo XXXX o anterior", siendo XXXX el año anterior al ciclo lectivo vigente. Ejemplo: si se inicia en 2020, entonces el ciclo a elegir debe ser "Ciclo 2019 o anterior". Luego es posible colocar la fecha real de aprobación.

1. "Otros campos" De ficha del alumno  

1. "Condicionalidad" Este proceso va a registrar la Condicionalidad de los alumnos, de acuerdo a los datos que actualmente se encuentran en el sistema.
   Requerimientos previos:

• Reglas de Condicionalidad establecidas
• Alumnos subidos al sistema y marcados como Regulares y documentación registrada en su ficha (si corresponde)
• Deben tener Comisión Principal asignada
• Estados de las materias aprobadas, en final y/o aplazadas hasta el momento.
  
  Al finalizar, consulte el Reporte de Alumnos Condicionales en la sección Reportes

1. "Deudas" Deuda de alumnos