GENERACIÓN Y ELIMINACIÓN DE CUOTAS
Cómo generar cuotas
Una vez que finalizamos las configuraciones previas, estamos en condiciones de generar las cuotas de los estudiantes. Para ello, existe el “Generador de Cuotas”, accesible desde:
Cobranza -> Procesos y Operaciones -> Generador de Cuotas.
Desde esta pantalla podemos generar cuotas tanto para un estudiante individual, varios estudiantes específicos o todos los estudiantes de una o más carreras.
Los campos que debemos completar son:
- Mes de la Cuota:Indica el mes de la cuota que queremos generar.
- Año de la Cuota:Indica el año de la cuota que queremos generar.
- Situación del alumno/a:Nos permite indicar la situación académica de los estudiantes para los cuales queremos generar la cuota. (Se puede seleccionar más de una). Las situaciones admitidas son:
- Regular
- Inscripto
- Carreras: Permite indicar las carreras que queremos tener en cuenta para generar las cuotas. Si no se selecciona ninguna, el proceso se ejecutará para todas las carreras.
- Comisión Principal: Permite indicar la Comisión Principal de los alumnos. Se tiene en cuenta el Ciclo Vigente.
- Apellido/Nombre/Matrícula/Documento:Permite indicar uno o más alumnos específicos para los cuales generar la cuota.
A tener en cuenta con los filtros:
Los filtros se van concatenando y todas las condiciones deben cumplirse. Esto significa que si elegimos una Carrera "A" pero también elegimos Comisiones de la Carrera "B", no será generada ninguna cuota, ya que no es posible que un alumno cumpla ambas condiciones. (Pertenecer a la carrera "A", y tener como Comisión Principal, una de la carrera "B".
De no seleccionar ninguna carrera y ningún estudiante/s, el sistema generará las cuotas para todos los estudiantes de todas las carreras, siempre que se cumplan las condiciones dadas de generación de cuotas listadas a continuación. Este es el procedimiento recomendado de generación de cuotas mensuales.
Cualquier cuota o deuda excepcional que se requiera generar para los estudiantes, debe hacerse utilizando el Generador de Documentos. Cobranza> Procesos y Operaciones> Generador de Documentos.
CONDICIONES NECESARIAS PARA QUE UNA CUOTA SE GENERE:
- El alumno debe tener seleccionado un Plan de Cuotas en su ficha.
- El alumno debe encontrarse en una de las situaciones académicas seleccionadas.
- El alumno debe estar cursando en un período abierto al menos una materia en el ciclo al que pertenece el plan de cuotas que tiene el alumno. (A menos que en su instituto se haya configurado el parámetro "Ignorar estado del alumno en la generación de cuotas").
- Debe existir una cuota configurada en el Plan de Cuotas de la Carrera, para el mes y año seleccionado. Esto se puede corroborar ingresando a la edición de la Carrera, y accediendo al detalle de las cuotas de los Planes de Cuotas vinculados a la misma.
También existe la posibilidad de configurar el sistema para que TODAS las cuotas, siempre que se cumpla lo mencionado en el apartado anterior, se generen automáticamente el primer día de cada mes, esto debe ser solicitado al equipo de Quinttos.
Informes de cuotas
Todas las cuotas generadas para los alumnos podrán ser visualizadas en:
- Legajo digital del estudiante en la Solapa de Cuotas, se visualizan las cuotas generadas para la matrícula de dicho alumno.
- Todos los pagos registrados en el sistema, ya sea de forma manual o automática, podrán ser vistos en Cobranza -> Movimientos. LISTADO DE MOVIMIENTOS
- En los distintos informes proporcionados en Reportes en el apartado "Cobranza".Más información de REPORTES
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