LEGAJO DIGITAL (FICHA)
En el legajo digital (o ficha) se encuentra toda la información del estudiante consolidada, la cual se podrá consultar y gestionar. Desde este lugar se pueden realizar múltiples acciones que explicaremos en el siguiente artículo.
TABLA DE CONTENIDOS
ACCESO
Si bien desde distintas pantallas se puede acceder al legajo digital de un estudiante, la manera más ágil de ingresar es por medio del buscador del menú superior derecho, tipeando alguno de sus nombres, su apellido o número de legajo.
Una vez seleccionado al estudiante deseado ingresará al legajo y se verán a disposición distintas solapas de acceso.
MATRÍCULA
La solapa "Matrícula" es el lugar en donde se encuentran todos los datos personales del alumno, datos de contacto, se comparte documentación, se configuran las reglas de documentación para inscripción a mesas de examen, y la información de la matrícula en general como qué carrera está cursando, en qué comisión, si tiene beca, y otros datos de interés. En caso de que tenga contratado el Módulo de Cobranzas y Cuotas desde aquí es donde se le indicará qué plan de cuotas corresponde al alumno. Desde aquí además se podrá ingresar a crear, editar, desactivar o activar el usuario de esa persona, y además imprimir las constancias y cartas que se necesiten.
Al ingresar a la solapa "Matrícula" el sistema alertará distintos tipos de situaciones importantes en el alumno en cuestión, que requieren de atención, como por ejemplo:
El sistema brinda la flexibilidad de quitar, modificar e incorporar campos que no contenga por defecto esta solapa. Para ver cómo se realizar la mencionada configuración ver el artículo CAMPOS DEL FORMULARIO.
CURSADA
A través de la solapa "Cursada" se accede a la información referida a la comisión y a las materias que se encuentra cursando el estudiante en el ciclo lectivo vigente. También se podrá realizar la consulta sobre ciclo lectivos anteriores.
Desde aquí se podrá asignar/modificar de comisiónal estudiante, quitarlo de alguna materia, modificarle la situación en una materia y agregarle manualmente una materia a su cursada controlando o no sus correlativas.
Para ampliar la información respecto a las funciones de la solapa Cursada, ver el siguiente artículo: ASIGNAR ALUMNOS A LAS COMISIONES
INASISTENCIAS
Desde la solapa "Inasistencias" se podrá acceder a toda la información consolidada respecto de la presencialidad del estudiante, tanto por ciclo lectivo, como por materia. Esta pantalla le permitirá obtener una visión integral de la situación del alumno, y tomar las acciones necesarias.
Para ampliar la información respecto al funcionamiento y configuración de las inasistencias, ver el siguiente artículo: MÓDULO DE INASISTENCIAS
CALIFICACIONES
Desde esta solapa se podrá acceder a un resumen de las calificaciones por materia y período que tiene el estudiante en el ciclo lectivo vigente. Además se podrá consultar la información de ciclos anteriores.
CARRERA
Desde esta solapa se accede al plan de estudios de la Carrera, visualizando la información completa de cada una de las materias de las carreras, y la situación del estudiante en cada una de ellas. Esta pantalla no sólo es para consultar información, sino también para realizar acciones tales como modificar el estado de la materia, gestionar los llamados de examen transcurridos.
Para ampliar la información respecto a las funciones de la solapa Carrera, ver el siguiente artículo: CARGAR O MODIFICAR EL ESTADO DE LAS MATERIAS A LOS ESTUDIANTES
INSCRIPCIONES
Esta solapa estará visible si la Institución cuenta con el Módulo de Inscripciones contratado
Desde esta pantalla se podrá gestionar manualmente las inscripciones, tanto para las materias del siguiente cuatrimestre, como para el siguiente ciclo lectivo.
Para ampliar la información respecto a la inscripción de alumnos regulares, ver el siguiente artículo: INSCRIPCIÓN AL SIGUIENTE CICLO LECTIVO
Para ampliar la información respecto a la inscripción de alumnos regulares, ver el siguiente artículo: INSCRIPCIÓN A MATERIAS DEL SEGUNDO CUATRIMESTRE
Esta solapa estará visible si la Institución cuenta con el Módulo de Cobros y Cuotas contratado
Desde aquí se realiza la gestión de cobros y cuotas del alumno. Además de ser una pantalla de consulta que muestra la situación financiera del estudiante, es el lugar en donde se registran los pagos, se pueden editar documentos, se ven las cuotas eliminadas, se emiten reportes de morosidad del alumno, se emiten documentos específicos (no cuotas), se crean movimientos, se imputan saldos a favor, se descargan comprobantes de pago y facturas electrónicas, y otras funcionalidades relacionadas más.
Esta solapa estará visible si la Institución cuenta con el Módulo de Cobros y Cuotas contratado
Desde aquí se realiza la gestión de cobros y cuotas del alumno. Además de ser una pantalla de consulta que muestra la situación financiera del estudiante, es el lugar en donde se registran los pagos, se pueden editar documentos, se ven las cuotas eliminadas, se emiten reportes de morosidad del alumno, se emiten documentos específicos (no cuotas), se crean movimientos, se imputan saldos a favor, se descargan comprobantes de pago y facturas electrónicas, y otras funcionalidades relacionadas más.
La pantalla se encuentra ordenada del registro más nuevo al más viejo, lo que significa que arriba estarán las últimas cuotas generadas a un alumno y su estado. Igualmente, se pueden ordenar según cualquier columna por el usuario que lo desee (esta acción no modifica la forma en que lo ve el alumno, que siempre lo ve ordenado por fecha).
En el botón que se encuentra al lado del nombre del plan de cuotas, se puede ver más detalle del plan de cuotas asignado y los valores del mismo.
MESAS DE EXAMEN
Desde esta pantalla se podrá consultar por período las mesas de examen en las cuales está incluido el estudiante, generar el derecho de examen y consultar su historial.
Para ampliar la información respecto a las mesas de examen, ver el siguiente artículo: INTRODUCCIÓN MESAS DE EXAMEN
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