¿QUE ES QUINTTOS? 

Quinttos es un Sistema WEB de Gestión Académica que cuenta con versiones específicas para cada tipo de nivel de enseñanza. Esto significa que si tu instituto es uno de Nivel Superior, la versión que se ha implementado ha sido pensada y es actualmente utilizada por instituciones similares.

Quinttos es un único sistema, que cuenta con parámetros y módulos que lo hacen flexible y adaptable a cualquier tipo de institución educativa.

El sistema se encuentra en constante evolución e incorporación de mejoras. Es utilizado por más de 20.000 personas todos los días y se encuentra en constante evolución e incorporación de nuevas funcionalidades. En consecuencia, es importante tener en cuenta que no es un desarrollo específico ni a medida. Esto significa que no es posible hacer cambios que alteren el normal funcionamiento del sistema en otras instituciones.

ACCESO WEB / URL PARA UTILIZAR EL SISTEMA

Al ser un sistema web, es accesible desde cualquier lugar del mundo y desde cualquier dispositivo que cuente con acceso a internet. La dirección web para acceder (TU_INSTITUTO.quinttos.com), será definida por las autoridades y/o referentes de la Institución. Ellos son los responsables de comunicarle al resto de los usuarios cuál es la dirección para acceder.

Una vez que estamos frente a la pantalla de ingreso o login, el mismo requiere de un usuario y contraseña. El usuario será provisto por los referentes y/o autoridades, según el caso. La contraseña será una que se otorga por defecto, y el sistema exige su modificación en el primer acceso.

IMPLEMENTACIÓN / PUESTA EN MARCHA

Para que el sistema pueda ser utilizado por tu institución, es necesario llevar adelante ciertos pasos en forma conjunta (es decir, un trabajo colaborativo en donde las dos partes van contribuyendo) entre nuestro Equipo de Implementaciones y los referentes del Instituto.Entre las actividades principales, se encuentran las siguientes:

• Migración de la información académica. Carreras/Planes, Materias, Comisiones, Alumnos, etc. (ya sea de otro sistema o bien con Plantillas de Excel provistas por Quinttos)
• Configuración de Datos Generales
• Configuración de Datos de Cobranza y Facturación (si se implementa el Módulo de Cobranza)
• Configuración de Parámetros del Sistema

Generalmente, el sistema comienza utilizarse de forma completa una vez que se han hecho las configuraciones iniciales, junto con el inicio del Ciclo Lectivo (o del 2do. Cuatrimestre del año, es decir, con toda la información del Ciclo Lectivo ya registrada.

ESTADO INICIAL - ¿CÓMO INICIA QUINTTOS EN MI INSTITUTO?

Salvo indicación en contrario, el uso habitual del sistema comienza bajo la siguiente situación inicial, la cual debe ser previamente establecida por los usuarios referentes, según las Guías de Configuración:

• Se comienza a utilizar con el inicio de la cursada (idealmente primer cuatrimestre, pero podría ser el segundo).
• Ya se encuentran en el sistema todos los alumnos (mínimamente los que actualmente son alumnos regulares o están activos).
• Ya se encuentran en el sistema todos los usuarios (autoridades, administrativos y docentes).
• Ya se han definido quiénes son los Alumnos Regulares.
• Ya se han configurado las Planillas de Notas a utilizar, los horarios de cursada para las inasistencias, etc.
• Los alumnos ya se encuentran asignados a sus respectivas cursadas.
• Ya se han configurado los parámetros basándonos en cómo funciona el Instituto.
• Ya se han ingresado los datos del Instituto (Logo, datos, dirección, CUIT, Certificado de AFIP, etc.)
• El ciclo anterior debe ser gestionado por el sistema anterior o de la forma anterior (no deben quedar mesas pendientes, etc.)

Desde esta situación, es posible comenzar a utilizar el sistema, registrar calificaciones e inasistencias, o bien incorporar manualmente nuevos alumnos si se presentan, activando antiguos alumnos, asignando cursadas si quedaron pendientes de asignación, etc.

Por una cuestión de orden cronológico de las diferentes etapas de un ciclo lectivo, por un tema de complejidad y dado que aún en esta etapa no se habilita a los alumnos, no se activarán desde el principio las siguientes funcionalidades:

• Inscripción al Ciclo Lectivo (ya deberían ser conocidos quiénes son los alumnos regulares).
• Inscripción a Materias por parte de los alumnos. (se asignarán manualmente como parte de la puesta a punto inicial). 
• Generación e Inscripción a Mesas de Exámenes.

El sistema cuenta con herramientas de actualización y asignación masiva. Es decir, se pueden asignar comisiones o actualizar campos de a muchos alumnos a la vez.

REFERENTES - USUARIOS CLAVES

Los referentes de cada sector, son los responsables de conocer las funcionalidades de Quinttos y ser el primer canal de consulta para los usuarios del sistema. Estos son designados por las autoridades y son quienes pueden registrar tickets de consulta o de incidentes ante el Equipo de Soporte de Quinttos.

Consulte quiénes son los Referentes de su institución, para conocer quiénes conocen mejor que nadie la implementación de Quinttos en su Instituto.

Existe un rol particular, que es el del Usuario Referente "Configurador", puede estar compartido por una o más personas, que se encargan de Configurar las diferentes entidades y parámetros del sistema. Consulte con estos usuarios lo siguiente:

• Configuración de Datos del Instituto, tamaño de logos, sellos, etc.
• Parámetros generales del sistema
• Configuración y armado de Constancias (Ejemplo, "Constancia de Alumno Regular")
• Configuración de las Planillas de Notas (Columnas para calificar)
• Asignación de Usuario y Permisos para acceder a determinadas pantallas y funciones. Reseteo de Clave.
• Reglas de Cursada y de Documentación, etc.
• Campos en la Ficha de los Alumnos
• Envío de Mails
• Facturación (AFIP) y datos relacionados a medios de pago (Ejemplo: MercadoPago)

Todas las funcionalidades y entidades necesarias para el correcto uso del sistema, son configuradas por alguno (o todos) de los Usuarios Referentes del Instituto

CAPACITACIONES - GUIAS - MATERIAL DE AYUDA

Como parte de la implementación inicial, el Instituto cuenta con un conjunto de capacitaciones iniciales en donde se visibilizan las principales funcionalidades del sistema. Es fundamental la asistencia de todos los usuarios administrativos e imprescindible la de los usuarios referentes para que estos puedan transmitir el conocimiento al resto de los compañeros que no han podido asistir o bien para poder evacuar futuras consultas. Además, serán los responsables de cambios en los parámetros y configuración del sistema. Hay una capacitación destinada exclusivamente a este tipo de cuestiones.

Las capacitaciones, siempre que la tecnología lo permita, quedarán grabadas y accesibles en todo momento por cualquiera de los usuarios administrativos.

• Guías de ayuda en nuestras Soluciones: Guías - Base de Conocimientos. Aquí es posible encontrar infinidad de artículos con información multimedia (fotos y videos) que permiten conocer las diferentes funcionalidades del sistema
• Capacitaciones y Webinarios masivos
• Tickets y consultas anteriores

Si hay una funcionalidad o campo o módulo que vemos en la ayuda pero que no es visible en el sistema, es probable que requiera una activación en los Parámetros del Sistema. Consulte con el usuario Configurador de su Instituto.