DOCUMENTACIÓN DEL ESTUDIANTE

DOCUMENTACIÓN DEL ESTUDIANTE

Gestión de la documentación desde Secretaría

Quinttos cuenta con una herramienta que permite que el personal administrativo interactúe con el estudiante a través de un espacio donde podrá compartir la documentación requerida por la institución y verificarla.

Para acceder a la documentación del estudiante se debe ingresar a la ficha del estudiante, dentro de la solapa “Matrícula”, en la sección “Documentación”.


Presionando el botón “Documentación” emergerá la siguiente ventana:

En el espacio lateral izquierdo se visualizarán dos carpetas:

📁 Carpeta: Documentación a verificar:
-Es un espacio donde el alumno tendrá permisos de edición, es decir, podrá:
  • Subir archivos
  • Eliminar archivos
  • Descargar archivos
-Siempre que un archivo se encuentre en esta carpeta, el estudiante podrá realizar cualquier acción sobre él.

📁 Carpeta: Documentación Verificada:

-Este espacio solo podrá ser editado por la institución.
-El estudiante tendrá acceso únicamente de lectura.

De esta manera, el alumno podrá subir a la carpeta Documentación a verificar los archivos requeridos por la institución (por ejemplo: fotocopia del DNI o copia del título secundario).

Luego de revisar los documentos provistos, el personal administrativo podrá mover los archivos a la carpeta Documentación Verificada, quedando así en poder de la institución y evitando el extravío de información.



De acuerdo a la documentación recibida, el instituto tendrá la opción de tildar ciertos campos dentro de la sección “Documentación”, los cuales pueden ser configurados según la operatoria interna.


Estos campos podrán actuar como condicionantes (si así se configura) para permitir la inscripción a exámenes finales.


⚠ Importante

En el entorno de Test (Versión de Prueba) no es posible ver ni acceder a los archivos digitales subidos en la Documentación del Estudiante.
Si bien se realiza el backup y resguardo de estos archivos, los mismos no se copian en la versión de Test.

Portal del Estudiante

Los estudiantes cuentan con la sección “Mis datos” en el menú lateral izquierdo.
Ingresando allí podrán visualizar la sección “Documentación Digital”, que funcionará de la misma manera que se explicó anteriormente.

Notes
🔔 IMPORTANTE

Por cada archivo subido o cargado por el estudiante en la carpeta Documentación a verificar, se enviará una notificación a los usuarios que tengan el permiso correspondiente para recibirla.

Establecer qué usuarios recibirán la notificación

Para que el Personal Administrativo seleccionado gestione la Documentación para Validar, hay que seguir 2 pasos:

Paso 1: Activar Parametro "Enviar mensaje a administradores cuando el alumno sube una documentación":


Paso 2: Agregar a un grupo de Permisos, el permiso "8060 - PERMISO_NOTIFICACION_DOCUMENTACION_ALUMNO_RECIBIDA"
Notes
Referencia como gestionar Roles: Gestión de Roles y Permisos


Una vez configurado, y dependiendo del grupo de administradores que tenga asignado este permiso, los usuarios administrativos verán una notificación como la siguiente cada vez que un alumno cargue documentación en la carpeta “Documentación a verificar”.


    • Related Articles

    • DOCUMENTACIÓN INTERNA

      El sistema provee la posibilidad de almacenar documentación interna que frecuentemente use el instituto. Esta documentación pueden ser por ejemplo formularios que se les entrega a los alumnos, detalle de la oferta académica de una carrera, etc. ...

    • DOCUMENTACIÓN DEL DOCENTE

      Gestión de la documentación desde Secretaría Quinttos cuenta con una herramienta que permite que personal administrativo pueda interactuar con el docente por medio de un espacio que podrá compartir la documentación que solicite la Institución y ...

    • REGLAS DE DOCUMENTACIÓN PARA INSCRIPCIÓN A MESAS DE EXAMEN

      Quinttos permite configurar reglas de validación de documentación para la inscripción a mesas de examen, es decir que la Institución podrá elegir qué documentos el estudiante deberá tener presentados para que éste pueda inscribirse. IMPORTANTE: Antes ...

    • Cronograma del Alumno

      A partir de la versión 4.11 se agrega en el menú del alumno la opción Cronograma: Desde el cronograma, el alumno puede ver como fue su horario en cada periodo que el instituto tiene configurado (es necesario que el nombre del periodo sea claro para ...

    • LISTADO DE PARÁMETROS DEL SISTEMA

      Quinttos cuenta con una variedad de parámetros que permiten ajustar su configuración según las distintas necesidades de su Institución. Para acceder a los mismos, se debe ingresar al menú Administración -> Configuración y están distribuidos en ...