PASO 2 DE 6 - Crear y configurar Planes de Cuotas
120 - Cobranza - Permiso de modificación de Planes de Cuotas
La base de la gestión de cobranza es el Plan de Cuotas, en el cual se define de qué manera se van a cobrar las cuotas de los estudiantes a lo largo del ciclo lectivo, para luego asociarlo a los cursos y/o carreras correspondientes. En el siguiente gráfico, mostraremos un ejemplo de cómo está estructurado un plan de cuotas. Vale aclarar que se pueden crear tantos Planes de Cuotas (PC) como la institución necesite.
IMPORTANTE - Un Plan de Cuotas puede estar asociado a varias Carreras, y una Carrera puede estar asociado a varios Planes de Cuotas.
Para realizar la creación y configuración de un plan de cuotas, ingresamos en:
Gestión Financiera -> Planes de Cuotas -> Nuevo/Listado
Nombre (obligatorio): Colocar un nombre que describa el plan de cuotas
Cantidad de cuotas (obligatorio): Cantidad de cuotas del plan de cuotas. Por ejemplo, si las cuotas comienzan en marzo y finalizan en diciembre, se deberá indicar una cantidad de 10.
Frecuencia (obligatorio): La frecuencia con la cual se creará la cuota.
Ej.: Si se selecciona "Mensual" el sistema va a generar una cuota por mes.
Ej.: Si se selecciona "Semestral", como cantidad de cuotas "2" y el mes inicial es "Abril", el sistema va a generar una estructura de cuotas que contemple una cuota en Abril y otra cuota en Junio.
Tipo de Generación (obligatorio):
- Sólo matrícula (Las cuotas se crean mes a mes) - RECOMENDADO: Indica que en el momento en que se asocia un Plan de Cuotas a un alumno, el sistema le va a generar únicamente el registro de la matrícula para que pague. El resto de las cuotas serán generadas mes a mes mediante una tarea programada.
- Matrícula + 1° Cuota al pagar la Matrícula: Indica que en el momento en que se asocia un Plan de Cuotas a un alumno, el sistema le va a generar únicamente el registro de la matrícula para que pague. Al pagar por completo la matrícula, el sistema generará la primera cuota pendiente de pago. El resto de las cuotas serán generadas mes a mes mediante una tarea programada.
- Matrícula + Todas las Cuotas al pagar la Matrícula: Indica que en el momento en que se asocia un Plan de Cuotas a un alumno, el sistema le va a generar únicamente el registro de la matrícula para que pague. Al pagar por completo la matrícula, el sistema generará todas las cuotas restantes pendientes de pago.
- Matrícula + primera Cuota en la Generación: Indica que en el momento en que se asocia un Plan de Cuotas a un alumno, el sistema le va a generar tanto la matrícula como la primera cuota pendiente de pago. El resto de las cuotas serán generadas mes a mes mediante una tarea programada.
- Matrícula + todas las Cuotas en la Generación: Indica que en el momento en que se asocia un Plan de Cuotas a un alumno, el sistema le va a generar tanto la matrícula como todas las cuotas del plan pendientes de pago.
Día del mes Vto. (obligatorio): Día del mes en que se vence la cuota. Por ejemplo, si se coloca 10 las cuotas se vencerán el día 10 de cada mes.
Día del mes 2° Vto.: Segundo día del mes en que se vence la cuota. Por ejemplo, si se coloca 15, el segundo vencimiento de las cuotas será el día 15 de cada mes.
Día del Pronto Pago: Es el día del mes que el sistema tomará como día de pronto pago para el caso que se le configure un descuento que haga referencia a este concepto. Por ejemplo, si se coloca 5, todos los pagos efectuados entre el 1 y el 5 de cada mes, se contemplarán como pronto pago.
% descuento 1° Cuota: Este campo permite indicar un porcentaje de descuento a aplicar en la primera cuota del plan, en caso de que corresponda. Si el campo permanece vacío, no se tomará en cuenta.
% descuento Última Cuota: Este campo permite indicar un porcentaje de descuento a aplicar en la última cuota del plan, en caso de que corresponda. Si el campo permanece vacío, no se tomará en cuenta.
Mes Inicial (obligatorio): Mes en el que se inicia a generar las cuotas, a partir de este mes, las cuotas se generan secuencialmente de acuerdo a la cantidad indicada.
Año Inicial (obligatorio): Año en el que se inicia a generar las cuotas.
Fecha Venc. Matrícula: En este campo podemos colocarle una fecha de vencimiento para el pago de la matrícula. Si no se completa, el sistema automáticamente va a crear la matrícula con fecha de un mes antes de la primera Cuota.
Plan de Cuotas Activo: Indica si se encuentra activo el plan para asignarlo a los cursos o alumnos.
Crear Matrícula (obligatorio): Indica si se debe generar una matrícula para la/las carrera/s (o curso/s) que tendrán asignado el plan que se está creando.
Matrículas con Fecha de Hoy: Todas las matrículas que se generen para este plan van a llevar como fecha de inicio la fecha en que se genere la matrícula. Si la matrícula se divide en varias cuotas, las sucesivas van a crearse con fecha de inicio un mes después. Video del funcionamiento: ( Click para ver el video )
Denominación matrícula (obligatorio): Es el nombre con el que se va a identificar a la matrícula.
Denominación cuotas (obligatorio): Es el nombre con el que se va a identificar a las cuotas.
Puede utilizar los comodines para agregar datos variables al nombre de las Matrículas y las Cuotas:
%m: Mes (Ej.: Cuota %m quedará como: Cuota Noviembre)
%n: Nro. (Ej.: Cuota 1)
%a: Año de corto (Ej.: Cuota xxx 22)
%A: Año largo (Ej.: Cuota xxx 2022)
IMPORTANTE: El reemplazo se efectúa en el momento de asignar el Plan a la Carrera. Una vez asignado, debe modificar directamente el Plan de Cuotas en cada Carrera
Una vez completados todos los datos, presionamos Crear Nuevo/a y el plan de cuotas se verá en el listado debajo.
A partir de la versión de Quinttos [4.39] se ha removido la opción de duplicar Planes de Cuotas en el menú de Opciones y se reemplazó por Duplicación de Planes de Cuotas Masivo.
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