Consideraciones:

• Se configura en el sistema al manos una configuracion de  inscripción, la cual quedará activa junto con el formulario web asociado. 
• Los estados de las reservas son Iniciada, Validada, Vencida, Parcialmente confirmada y Confirmada. Generalmente hasta que no se encuentra todo correcto, no debería marcarse como validada.
  
• Iniciada: Una vez que el alumno completa el formulario, si el instituto NO actia la validacion directa, el sistema queda a la espera de qe secretaria valide la inscripcion para poder continuar el proceso. En este estado el alumno NO puede abonar matricula ni ingresar a la plataforma (aun no tiene matricula). Este estado reserva vacante. No existe un alumno aun, solo una reserva. 
• Validada: Una vez que el instituto, mediante algun administrador valido la documentacion del alumnos o los requisitos para ingresar del mismo. En este estado, la matricula se genera y el alumno puede ingresar a abonarla. Este estado reserva vacante. Alumno con matricula en estado PRE-INSCRIPTO
• Vencida: Cuando finalizo el tiempo que esta cargado en la configuracion de la inscripcion para el pago de la reserva validada. Si el alumno no abona, no se confirma la inscripcion y si vencio el plazo en dias, la misma pasa a estado vencida. Ya no reserva vacantes. 
  
  

  Tenga en cuenta que si la matricula no se elimina, el alumno con reserva vencida puede entrar y abonar en cualquier momento. Una reserva vencida ya no descuenta al alumno del curpo de inscrpcion, por lo que si tiene cupos "estrictos", lo ideal es ir borrando las matriculas de las reservas vencidas, para evitar pagos que despues haya que devolver contablemente. 
  Es posible cambiar las fechas de vencimiento de forma manual, en caso de necesitar extender el plazo.
• Parcialmente confirmada: Cuando la matricula se configura en mas de un pago, pueden existir reservas parcialmente confirmadas, cuando se realizo un pago parcial de la matricula total configurada. Este estado reserva vacante. Alumno con matricula en estado INSCRIPTO
• Confirmada. Cuando el alumno abona por cualquier medio configurado la matricula en su totalidad. Este estado contabiliza vacante utilizada. Alumno con matricula en estado INSCRIPTO. Una vez que se cambie el ciclo lectivo el alumno pasara a alumno regular. Tenga en cuenta que si no hay cierre de ciclo, se debe cambiar al alumno de forma manual con el masivo de comisiones. 
• El estado para marcar que se cumplen con los requisitos, es el estado Validada y luego utilizar los checks que están en la ficha para indicar si trajo o no Documentación. Si aún no es posible Confirmar la Reserva (por que se adeuda otra documentación o no se abonó la matrícula, es posible Extender la fecha de vencimiento).
• En el Buscador de Personas (Personas >> Buscador/Listado),  es posible buscar, exportar y filtrar con Excel cómo es el Estado actual respecto a la documentación de cada una de las fichas
• Para modificar el Estado de una Reserva una vez validada, es posible hacerlo en la parte superior de la ficha, haciendo clic en el estado "Modificar", donde muestra el estado de la Reserva.
• Si el Instituto maneja Lista de Espera, la misma aparecerá como opción en la Ficha de Inscripción Web, una vez que se acaben los cupos disponibles, por carrera. El acceso a la misma para los administrativos, se realiza desde Inscripciones > Lista de Espera
• La Lista de Espera es un listado en donde esos aspirantes dejaron sus datos y sirve simplemente para poder contactarse con ellos. Para manejo de prospectos tenemos el módulo de CRM, que permite la gestion del prospecto que consulta antes de ser alumno, maneja otro formulario con campos diferentes y se pueden llevar diferentes acciones y estados hasta que se transforma en alumno (venta concretada). 

¿Cómo es el Circuito de Inscripción de un estudiante?

1) ¿Cómo configuro los parametros generales de la inscripción?

Lo primero que debo realizar es la revision de los parametros que intervienen en la inscripcion.
Desde el menu Parametros generales -> Inscripción podemos definir parametros para en el envio de mail de cada estadia de la reserva.  

ACLARACIÓN: Recomendamos revisar los parámetros generales antes de cada apertura de inscripción

2) ¿Cómo configuro la inscripción?

Ir a Personas -> Inscripción -> Nuevos -> Configuración, configurar una nueva inscrpcion o editar alguna existente en el sistema: 

Formulario WEB: 

y se completan desde la seccion de la configuracion del formulario: 

Al finalizar la inscripcion se mostrara un texto de confirmacion de la inscripcion 

Que se modifica desde la pantalla de configuracion en la seccion:

Envio de mails en los estados de la reserva: 

Quinttos permite configurar diferentes mensajes que se le envian al alumno de forma automatica en cada cambio de estado de la reserva: especialmente al estar inicada, validada y confirmada. 

Tenga en cuenta que el entorno de test NO envia mails de ningun tipo a ningun usuario, por lo que esta funcionalidad no se puede probar hasta que no haya una inscripcion real en el sistema

En todos los textos se pueden agregar variables desde el listado que luego se reemplazan por campos del alumno:

3) ¿Cómo habilitar una carrera y un turno para la inscripción desde el formulario web?

Ir a Gestión Academica -> Configuración  -> Carreras

Aquí, si la inscripción está habilitada, es necesario especificar la cantidad de cupos. El cupo es un dato obligatorio para el sistema, en el caso de que no esté interesado en que el sistema controle cupos, recomendamos colocar un número elevado.

Es necesario tildar "VISIBLE INSCRIPCIÓN" para que se muestre en el formulario de inscripción web

4) ¿Cómo crear los planes de cuotas para los alumnos nuevos?

Si su instituto cuenta con el módulo de cobranza, es necesario crear los planes de cuotas y asociarlos al siguiente ciclo. Esto es necesario para que se le genere la matrícula a los alumnos nuevos, la cuál pagarán y quedará confirmada su inscripción. Además, ya tendrán asignado el plan de cuotas correspondiente al siguiente ciclo.

Desde el menu Cobranza -> Planes de cuota -> Nuevo/listado se debe crear un plan de cuota o mas de uno para las carreras que se desea iniciar la inscripcion

Hay que crear el plan de cuota, agregarle adicionales y afectaciones y asociarlos a las carreras, siempore generando las matriculas correspondientes. 

Para más informacion, consultar: 

CREAR Y CONFIGURAR PLANES DE CUOTAS

Planes de cuota diferentes por turno de cursada:

Aquellos institutos que manejan valores diferentes por turnos, tienen la posibilidad de generar un plan de cuotas para uno o mas turnos de cursada. 

Para que esta funcionalidad se aplique en el formulario de inscripción es necesario que este activado el parametro 

Una vez activado, y con los planes de cuota configurados por turno, el sistema validara este campo al mostrar el plan de cuotas a elegir segun el plan elegido por el alumno en el formulario. 

Ocultar el Plan de Cuotas en el Formulario Web

Si se desea ocultar el plan de cuotas del Formulario web, entonces hay que editar la configuración del Plan de cuotas  en Carrera

5) ¿Cuál es la dirección del formulario WEB de inscripción?

La dirección del formulario WEB es https://XXXXXXX.quinttos.com/inscripcion donde "XXXXXX" la dirección establecida para su instituto.

Desde el menú Personas -> Inscripción -> Nuevos -> Configuración luego debe ingresar al formulario del cuel quiera conecer el link

6.1) ¿Cómo realiza un alumno la inscripción a través del formulario WEB?

El Alumno accede al formulario desde el link entregado por el instituto. Puede leer la informacion y completar los campos solicitados ( los cuales pueden ser obligatorios o no)

En la seccion de inscripcion, a medida que completa los datos van apareciendo los siguientes (ya que estos son dinamicos segun la configuracion de las carreras, turnos de inscripcion y planes de cuota

6.1) Inscripción sin validación de secretaría - Virtual (o directa)

Esta configuracion requiere el parametro del sistema:

Segun la configuracion de los parametros generales de inscripcion el sistema puede o no permitirle al alumno la creacion por pantalla de su contraseña 

Atencion: este paso hace que la reserva se considere virtual, esto implica que: 

• Se le cree un usuario para poder acceder a la plataforma
• Una reserva directamente en estado validada
• El alumno queda en estado preinscripto
• En caso de que haya elegido un plan de cuotas desde el formulario, se le genera la matrícula para que pueda abonarla.

Se adiciona la posibilidad de que el alumno pueda elegir un plan de cuotas desde el formulario de inscripción web y en caso de que no se le exija, ya sea porque no es obligatorio o porque para una carrera especifica se determina que no deben aparecer planes de cuotas en el formulario, secretaría es responsable de asignarle un plan de cuotas.

El alumno puede ingresar a la plataforma a subir la documentación exigida de forma digital para luego su verificación por parte de secretaría.

El pago de la matrícula ocasiona que:

• La reserva cambie a estado confirmada
• El alumno cambie al estado inscripto

IMPORTANTE: El alumno puede abonar la matrícula sin haber entregado la documentación. Es responsabilidad de secretaría realizar la gestión completa de la inscripción del alumno, verificando que haya presentado la documentación y abonado la matrícula. Para ello, la plataforma cuenta con reportes y listados de donde extraer esta información. 

7) ¿Cómo se valida una reserva?

El hecho de validar una reserva significa que el alumno presentó la documentación correspondiente. En el caso de que su instituto tenga el módulo de cobranza, se le generará una Matrícula para que el alumno realice el pago y, una vez hecho, la reserva queda confirmada y el alumno en estado "Inscripto".

Desde el menu personas -> Inscripcion -> Nuevos -> Reservas podemos aplicar los filtros para encontrar aquella que queremos validar: 

ESTE PASO REQUIERE QUE SE VALIDE LA DOCUMENTACION FISICA, YA SEA ENVIADA POR MAIL O PRESENTADA EN EL INSTITUTO.

Tenes en cuenta que los campos requeridos en la ficha seran solicitados por el sistema: 

El sistema ofrece el siguiente numero de matricula disponible (haciendo clic en el numero sobrayado). Adicionalmente se puede o no seleccionar la comision del alumno (o hacerlo posteriormente) o bien se pueden completar otros datos de la ficha.

Los datos de facturacion se pueden tomar los del alumno haciendo clic en Copiar datos del alumno o colocar los datos de facturacion de un tercero.

8) ¿Cómo se extiende el plazo del vencimiento de una reserva?

Cuando se crea una reserva se establece una fecha de vencimiento (segun la configuración de la inscripcion). Pasada esa fecha, la reserva queda en estado vencida devolviéndose el cupo para la carrera y el turno elegido por el alumno.

9)¿Cómo se configura para que una matricula se elimine al vencerse la reserva?

Ir a Personas -> Inscripción -> Nuevos -> Configuración, configurar una nueva inscrpcion o editar alguna existente en el sistema: 

Se abren la configuraciones de la Inscripcion.

Le damos a SI la opcion de "Eliminar Documento Matrícula a N días del vencimiento de la reserva" y en "Cant. días para eliminar Documento Matrícula" introducimos la cantidad de dias que pasan luego de que la vacante se haya vencida, para que el sistema elimine el documento de la matricula.

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Ejemplo 1:
Si se configura que  "Cant. días para eliminar Documento Matrícula" = 3 y hoy es 23/10/2024, entonces:

Si una reserva vence el 19/10/2024 se va a marcar como vencida el 20/10/2024, pero la elimina el 23/10. Porque el vencimiento era el 19/10 + 3 días de gracia para el pago, eso me da 22/10 como último día posible de pago, y el 23/10 se borra el Documento Matrícula

Ejemplo 2:
Si una reserva vence el 22/10/2024 se va a marcar como vencida el 23/10/2024.  22/10 + 1 día = 23/10, por lo tanto HOY (23/10) es el último día que puede pagar y el 24/10 se borraría el Documento Matrícula.

10) ¿Dónde puedo ver y/o modificar la cantidad de cupos de cada turno?

Desde el menú Personas -> Inscripción -> Nuevos -> Vacantes se muestra un listado de todos los turnos con su cantidad de cupos iniciales, disponibles y la cantidad de reservas en sus distintos estados.

En caso de querer modificar los cupos de un turno debe hacer clic en el botón "Editar".

11) ¿Cómo realizo la inscripción presencial de un Alumno?

Se puede hacer al alumno completar un formulario o bien realizar el alta manual por parte de  secretaria con la pantalla de creacion de un alumno desde el menu personas -> Alumnos-> Nuevo Alumno

Este proceso puede realizarse aun sin ningun formulario de inscripcion publicado en el sistema. 

12) ¿Cómo asignar Alumnos a las Comisiones?

Una vez completada la inscripcion, es necesario asignar las comisiones a los alumnos, esto puede hacerse individualmente o bien de forma masiva. Es un paso fundamental del proceso ya que permite al instituto separar en grupos los alumnos por ejemplo en A y B segun la cantidad en el turno de inscripcion. A continuacion les dejamos las ayudas con los paso a paso ASIGNAR COMISIÓN PRINCIPAL A LOS ALUMNOS

13) Gestión de la lista de espera

Cuando no queden mas cupos en ningún turno del formulario WEB, si esta configurada la inscipción con lista de espera, el alumno podrá registrar su inscripción en un listado que permite al instituto saber que alumnos intentaron anotarse y no encontraron cupos disponibles. 

La gestion del listado de alumnos en espera de cupos se realiza desde el menu: Personas -> Nuevos -> Inscripción -> Lista de espera

Este listado permite ordenarlo por fecha y hora de solicitud, pudiendo asi saber el orden de llegada de las solicitudes y poder gestionarla desde el listado, donde ademas se muestran los datos de contacto del alumno. 

Para la gestion del alumno que no sabe aun que carrera hacer o no esta decidido a estudiar en la inscitucion, o esta averiguando, tenemos el modulo de CRM, más informacion en la ayuda: CRM - Configuración