Cambio de Año sin Cierre de Ciclo
En el sistema, existen dos formas principales de gestionar el cambio de año lectivo según las necesidades de la institución:
Cambio de año con Cierre Lectivo
Esta opción realiza un cierre completo del año lectivo. Aquí, los alumnos se promueven automáticamente al siguiente nivel o grado según las configuraciones establecidas, proporcionando un proceso más estructurado y adecuado para sistemas educativos tradicionales.
Cambio de Año Sin Cierre de Ciclo Lectivo
Los alumnos permanecen asignados a los mismos cursos al iniciar el nuevo año. En este caso, no se realiza un cierre formal, y la transición se gestiona de forma más manual, permitiendo flexibilidad para mantener a los alumnos en los mismos cursos o realizar ajustes si es necesario.
Paso 1 - Crear Ciclo Lectivo Siguiente
Para esto nos dirigimos al menú lateral y vamos a Gestión Académica -> Configuración -> Fechas y Períodos -> Ciclo Lectivo.
Creamos un nuevo ciclo y replicamos el año anterior.
Paso 2 - Ciclo de Trabajo Siguiente
Este paso es importante, ya que para poder asignar los alumnos a los cursos hay que seleccionar el ciclo lectivo de trabajo siguiente.
Para esto vamos al menú superior:
Paso 3 - Asignar Alumnos a los Cursos
Para esto nos dirigimos al menú lateral, Gestión Académica -> Cursadas. Luego, Cursadas (Actualización Masiva).
3.1 Filtramos los Alumnos
Seleccionamos la Carrera y el estado de alumno regular. Luego damos a buscar.
3.2 Seleccionamos los Alumnos
Los alumnos se listarán y nos informarán de a qué curso está asignado el alumno en el ciclo anterior.
Podremos filtrar por cursadas para poder seleccionar varios alumnos y hacer una asignación masiva.
3.3 Asignamos a Cursadas
Tendremos que seleccionar a que cursada queremos que se les asigne a todos los alumnos que seleccionamos en el paso anterior.
Si queremos que sigan en el mismo curso, seleccionamos el mismo que el año pasado. Daremos a ejecutar y todos los alumnos se asignarán a la cursada que seleccionamos.
Paso 4 - Publicar Cronograma
En este paso, hay que publicar el cronograma. Para eso nos dirigimos al menú lateral, Gestión Académica -> Cronograma.
Paso 5 - Duplicar Planes de Cuota
Tendremos que duplicar los planes de cuota del ciclo anterior y asignarlos a las carreras correspondientes.
Link a la ayuda: Duplicar Planes de cuota
Paso 6 - Ciclo Lectivo Activo
Como último paso, hay que inactivar el ciclo lectivo que estemos utilizando y activar el ciclo lectivo que iremos a utilizar.
Para este último paso, tendremos que avisar por ticket a la mesa de ayuda, para que hagamos este paso.
Es importante aclarar que previamente tendremos que haber hecho los pasos anteriores.
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