Vincular Actas de Examen con Moodle

Esta guía explica cómo habilitar, vincular y gestionar las actas de examen directamente con el Campus Virtual (Moodle), permitiendo sincronizar docentes y estudiantes de manera automática.

1. Habilitar la vinculación con Moodle en las Actas

Para que un acta pueda conectarse con el Campus Virtual, primero debe tener el permiso activado. Esto se puede realizar desde tres secciones del sistema:

• Desde el detalle de un acta individual: Ingrese al detalle del acta de examen. En la configuración de la cabecera, tilde la opción "Permite vincular con Moodle". Al hacerlo, aparecerá inmediatamente (sin necesidad de recargar la página) la sección "Campus Virtual".
  
  
• Desde la Generación Masiva: Al crear actas nuevas (Menú lateral → Mesas o Actas de examen → Generación de actas), busque en la parte inferior la opción "Permite creación en Campus Virtual". Tíldala para que todas las actas generadas hereden esta propiedad.
  
  
• Desde la Actualización Masiva: Si ya tiene actas creadas y desea habilitarlas en lote, diríjase a la pantalla de actualización masiva, seleccione las actas correspondientes y tilde la casilla "Permite creación en Campus Virtual" antes de confirmar la acción.
  
  

2. Crear o Vincular un Curso en el Campus

Una vez que el acta tiene el permiso habilitado, debe establecerse la conexión con Moodle desde la sección Campus Virtual en el detalle del acta:

• Crear un curso nuevo: Haga clic en el botón "Crear curso". El sistema creará automáticamente el espacio en Moodle, organizándolo dentro de las categorías de Carrera y Ciclo correspondientes.
  
  
• Vincular a un curso existente: Utilice el desplegable "O vincular a curso existente", elija el aula virtual correspondiente y haga clic en "Vincular".
  
  
  
• Desvincular un acta: Si requiere desconectar el acta, presione "Desvincular". Esto limpiará los registros de enlace, removerá a los participantes del curso en Moodle y dejará el acta disponible para una nueva vinculación.
  
  

3. Sincronización Automática de Usuarios

Con el acta debidamente vinculada a Moodle, el flujo de participantes se gestiona de manera automatizada ante cualquier cambio en la cabecera o el listado:

• Autoridades de Mesa (Docentes): Al asignar un Presidente o Vocal en la configuración del acta y guardar la cabecera, la persona se enrolará automáticamente como docente en Moodle. Si es removida o reemplazada, el sistema ejecutará la baja en el campus de forma inmediata.
• Estudiantes (Inscripción individual): Cada vez que se agregue un alumno al listado del acta, se procesará su enrolamiento como estudiante en Moodle. Si se elimina del acta (utilizando el ícono del cesto de basura), será desenrolado del curso.
• Estudiantes (Importación masiva): Al utilizar la herramienta de importación mediante archivo Excel ("Inscribir estudiantes al examen"), todos los alumnos procesados de forma exitosa se darán de alta en el acta y se enrolarán simultáneamente en Moodle.

4. Gestión Manual desde la Columna "Campus"

Dentro del listado de alumnos del acta, se dispone de una columna específica denominada Campus. Esta función permite controlar el estado del alumno en Moodle de forma individual sin alterar su inscripción académica en el acta:

• Inscribir: Si el estudiante no se encuentra en el aula virtual, se mostrará este botón. Al presionarlo y confirmar, se le otorgará acceso al curso en Moodle.
  
  
• Dar de baja: Si el estudiante ya está enrolado, el botón cambiará a esta opción. Permite retirar el acceso al alumno del Campus Virtual manteniendo intacto su registro en el acta de examen.
  
  

5. Control y Monitoreo en el Listado General

Para facilitar la auditoría visual, el listado general de actas (Menú lateral → Gestión académica → Mesas o Actas de examen → Listado) incorpora dos columnas de control:

• Permite LMS: Muestra Sí o No dependiendo de si el acta tiene habilitado el flag de vinculación.
• Vinculado con LMS: Muestra Sí si el acta cuenta con un entorno virtual efectivamente enlazado, facilitando la identificación de actas pendientes de vinculación.