Registro de Gastos

Registro de Gastos

7801 - Gastos - Gestión

"Gestión Financiera -> Gastos -> Registrar"

El Registro de Gastos permite cargar y administrar los gastos del instituto, asociándolos a una categoría, un proveedor y, si corresponde, a una cuenta del sistema.
Este registro facilita el control administrativo y el seguimiento de egresos.

¿Dónde se registran los gastos?

Accedé desde:
Gastos → Registrar
Desde esta pantalla podrás:
  • Registrar nuevos gastos
  • Consultar gastos existentes
  • Editar gastos
  • Anular gastos

Registro de un nuevo gasto

Para registrar un gasto, completá el formulario.

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  • Categoría

  • Indica en qué se gasta el dinero.
    Se selecciona desde las categorías previamente configuradas.
    Ejemplos:
    • Servicios
    • Mantenimiento
    • Útiles
    • Honorarios
    📌 Las categorías inactivas no pueden seleccionarse.

  • Proveedor

  • Indica a quién se le paga el gasto.
    Se selecciona desde los proveedores configurados.
    Ejemplos:
    • EDESUR S.A.
    • Imprenta García
    • Librería San Pablo
    📌 Los proveedores inactivos no pueden seleccionarse.

  • Nombre

  • Detalle libre del gasto.
    Permite aclarar el motivo o contenido del pago.
    Ejemplo: Factura de electricidad – Octubre

  • Nro. comprobante

  • Campo opcional para registrar el número de factura, recibo o comprobante asociado al gasto.

  • Fecha 

  • Fecha en la que se realizó el gasto.

  • Importe 

  • Monto total del gasto.

  • Observaciones

  • Campo opcional de uso interno para aclaraciones adicionales.

En el caso de que se encuentre activa la vinculación entre el módulo de Gastos y el de Cobranza, al momento de Registrar un nuevo Gasto se muestran dos campos adicionales:
* Medio de Pago (obligatorio): Permite indicar mediante qué forma de pago se ha hecho el pago del gasto.
* Cuenta (obligatorio): Permite indicar la Cuenta de la cual proviene el dinero del pago.

Al momento de registrar un Gasto, y al encontrarse dicha vinculación activa, el sistema registra no solo un Gasto, sino también automáticamente crea un Movimiento de tipo RETIRO (Gestión Financiera -> Movimientos). El movimiento se creará con la siguiente descripción: "PROVEEDOR - CATEGORIA - NOMBRE" Si el Gasto se actualiza o se elimina, el Movimiento es actualizado de manera correspondiente.

Edición de gastos

Los gastos pueden editarse luego de ser registrados.

📌 Si la vinculación con Cobranza está activa:

  • El movimiento financiero asociado se actualiza automáticamente cuando el gasto es modificado.

Eliminación de gastos

Los gastos pueden eliminarse del sistema.📌 Si la vinculación con Cobranza está activa:
  • Al eliminar un gasto, el movimiento financiero asociado se elimina automáticamente.
  • De esta forma, se mantiene la coherencia entre Gastos y Gestión Financiera.

Orden de Pago

Por cada gasto registrado, el sistema permite descargar una Orden de Pago, que funciona como comprobante interno del egreso.
La Orden de Pago incluye la siguiente información:
  • Instituto (con logo institucional).
  • Título: Orden de Pago.
  • Número de comprobante (si fue informado al registrar el gasto).
  • Fecha del gasto.
  • Proveedor asociado al gasto.
  • Descripción del gasto (campo Nombre).
  • Importe total del gasto.
📌 La Orden de Pago se genera automáticamente con los datos cargados en el gasto y puede descargarse en cualquier momento desde el registro correspondiente.
El estilo de la Orden de Pago se puede personalizar desde "Datos Auxiliares -> Plantillas", editando la Plantilla de "Orden de Pago".

Gráficos

Finalmente, en la parte inferior de la pantalla, se muestran unos gráficos.
El primero, "Gastos por Categoría", muestra un acumulado de gastos del año en actual agrupados por Categoría. (Los colores de cada categoría se configuran en el ABM de Categorías).
El segundo, "Gatos por mes", muestra una comparativa mes a mes del total de gastos realizados. Cada línea del gráfico representa un año. (El sistema asigna un color aleatorio a cada línea cada vez que se carga la pantalla)

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