📋 ¿DE QUÉ TRATA ESTE ARTÍCULO?

Este artículo explica cómo su institución puede enviar avisos de deuda vencida y avisos de nuevos documentos de cobro (cuotas, matrículas y otros cargos) a través de Handing, utilizando la información que ya está registrada en Quinttos. De este modo, los responsables se enteran de manera centralizada, desde la mensajería de Handing, cuándo hay deudas pendientes y cuándo se generan nuevos importes a pagar.

👥 ¿QUIÉN PUEDE UTILIZAR ESTA FUNCIONALIDAD?

• Equipo de cobranzas: Personal responsable de la gestión de deudas y cobros.
• Coordinaciones o secretarías académicas: Cuando colaboran con la comunicación de deudas a las familias.
• Dirección: Para supervisar que los avisos de deuda y facturación se estén enviando correctamente.

📍 ¿DÓNDE SE ENCUENTRA?

Envío de avisos de deuda vencida:

• Ruta: Menú lateral izquierdo → Reportes → Gestión financiera → Deudores entre fechas
• Dentro del reporte “Deudores entre fechas” se muestra el botón para enviar las notificaciones mediante Handing, antes de la tabla de resultados.
  
  
  

Envío de avisos de facturación en:

• Generación de cuotas
• Generación de matrículas
• Generación de documentos: 
• Módulo de comedor (si aplica)
  
  
  

      En estos procesos, cuando la integración está activada, el sistema envía automáticamente la notificación a Handing al generar el documento de cobro.

🚀 ¿CÓMO UTILIZARLA? — PASO A PASO

1. Enviar avisos de deuda vencida desde “Deudores entre fechas”

1. Ingrese al módulo de reportes de deudas de su institución. 
2. Seleccione el reporte “Deudores entre fechas”.
3. Elija el rango de fechas y demás filtros que desee aplicar (nivel, curso, estado, etc.).
4. Haga clic en Buscar o en la opción equivalente para ver la lista de estudiantes con deuda.
   
   
   
   
5. Del listado de alumnos resultante, seleccione los que correspondan y oprima el botón "Enviar notificación Handing".
6. Revise la vista previa del mensaje, donde verá cómo se mostrará la notificación en Handing para las familias.
7. Confirme el envío para que el sistema genere el aviso de deuda y lo registre en los historiales de comunicación.

Ejemplo de cómo se ve el aviso de deuda en Handing (imagen referencial):

2. Configurar el texto del asunto y del mensaje de deuda

1. Ingrese al módulo de parámetros generales del sistema.
2. Busque la categoría relacionada con Handing.
3. Verifique que existan los campos para:
   • Título del aviso de deuda: se utiliza como asunto del mensaje que verán las familias (por ejemplo, “Aviso de deuda”).
   • Descripción de contacto: texto que acompaña al mensaje, donde puede incluir un enlace para ingresar a la plataforma de Quinttos (por ejemplo, “Ingresar a la plataforma”).
4. Actualice estos textos según el tono institucional que desee utilizar.
5. Guarde los cambios para que los próximos avisos de deuda utilicen esta nueva redacción.

3. Enviar avisos de facturación al generar nuevas cuotas y matrículas

1. Ingrese a Generador de Cuotas.
2. Configure los datos del proceso (curso, período, importes, fechas de vencimiento, etc.).
3. Confirme la generación de las cuotas o matrículas.
4. Cuando la integración con Handing y el envío de avisos de facturación estén activados, el sistema enviará automáticamente un mensaje a Handing cada vez que se cree un nuevo documento de cobro.
5. El mensaje incluirá:
   • Un identificador de la persona (utilizando el dato definido para Handing, como el número de documento).
   • Un título que hace referencia al documento de cobro (por ejemplo, “Documento de Cobro: Descripción del documento”).
   • Una descripción corta del documento y el importe correspondiente.
   • Un enlace que permite acceder a Quinttos para ver más detalles o realizar el pago.

Ejemplo de cómo se ve el aviso de facturación en Handing (imagen referencial):

4. Enviar avisos de facturación desde otros generadores de documentos

1. Genere los documentos de cobro.
   
2. Configure los datos del proceso (curso, período, importes, fechas de vencimiento, etc.).
   
3. Confirme la generación de los documentos.
4. Si la integración con Handing y el envío de avisos de facturación están activos, el sistema enviará automáticamente la notificación a Handing para esos documentos.
5. Verifique luego en los registros de envíos que el mensaje se haya generado correctamente.

💡 CASOS DE USO FRECUENTES

Ejemplo 1: Aviso de deuda a responsables antes del cierre de mes

La administración desea avisar a todas las familias que tienen cuotas vencidas antes de fin de mes. Inicia sesión en Quinttos, ingresa al reporte “Deudores entre fechas”, filtra por el mes en curso y utiliza el botón de envío mediante Handing. Las familias reciben en Handing un mensaje claro con el monto pendiente, el período y un enlace para ingresar a la plataforma y regularizar la situación.

Ejemplo 2: Aviso automático al crear nuevas cuotas

Al comenzar el mes, la institución genera todas las cuotas mensuales desde el generador de cuotas. Con la integración activada, cada vez que se crea una cuota, Handing envía un mensaje a los responsables indicando que hay un nuevo documento de cobro disponible, con el importe y la descripción claramente indicados.

Ejemplo 3: Comunicación de cargos de comedor

El colegio utiliza el módulo de comedor para registrar los servicios mensuales. Cuando se genera el documento de comedor, el sistema envía el aviso a través de Handing para informar al responsable sobre el nuevo importe a pagar, evitando llamadas o correos manuales.

Ejemplo 4: Recordatorio a familias con múltiples hijos

Una familia tiene varios estudiantes en la institución. La integración usa la identificación de cada estudiante y Handing se encarga de agrupar esa información para mostrar a los responsables los avisos que correspondan, sin mensajes duplicados ni confusos.

⚠️ CONSIDERACIONES IMPORTANTES

• Activación de la integración: Para utilizar Handing, su institución debe tener activa la integración y las configuraciones internas correspondientes. 
• Identificación por documento: El sistema utiliza un dato de identificación (por ejemplo, el número de documento del estudiante) para indicar a Handing a quién corresponde el aviso. Si este dato está vacío o mal cargado, el mensaje no se enviará.
• Envío al alumno y redirección a responsables: En las integraciones de facturación y deuda se utiliza el identificador del estudiante, y Handing se encarga de asociar esa información a los responsables que vean el mensaje en su plataforma.
• Evitar duplicados: La definición actual evita enviar mensajes por la mensajería interna de Quinttos cuando la integración con Handing está activa y configurada para cobranzas, de manera de no duplicar comunicaciones.
• Registro de envíos: Todos los envíos se registran en los logs internos de envíos relacionados con Handing, lo que permite seguir cada caso y ver si el mensaje se generó correctamente o si hubo algún problema. 
• Entorno de pruebas: El entorno de pruebas de Handing no es de acceso público. Para validaciones especiales, es necesario coordinar con el proveedor para obtener la confirmación de recepción.

❓ PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué sucede si un estudiante no tiene un documento de identidad cargado?

En ese caso, el sistema no envía el aviso mediante Handing, ya que no puede identificar correctamente a la persona en la plataforma externa. Es recomendable completar estos datos antes de utilizar la integración para evitar omisiones.

¿Puedo personalizar el texto del mensaje que reciben las familias?

Sí, se puede ajustar el asunto del aviso desde los parámetros de la categoría de Handing. Desde allí puede definir un texto más institucional, incorporar el nombre del colegio o agregar un enlace directo a la plataforma.

¿Cómo puedo verificar si un aviso se envió correctamente?

Puede revisar los registros de envíos y los logs vinculados a Handing dentro del sistema. Allí se muestran los casos enviados, los posibles errores y la información necesaria para el seguimiento interno. 

¿Qué ocurre si Handing devuelve un error por credenciales o por un documento no reconocido?

El proveedor informa que pueden presentarse respuestas de éxito y de error (por ejemplo, envío satisfactorio, documento no asociado o credenciales inválidas). Estos casos deben ser revisados por el equipo de soporte y por la institución, ya que suelen indicar problemas de datos cargados o de configuración de acceso con Handing.