Ciclo Lectivo: Es la representación de cada Año académico y está asociado al Calendario Escolar. En las academias, suele ser común que sea de enero a diciembre.
Todos los elementos académicos del sistema (Comisiones, Cursadas, Calificaciones, Inasistencias, Asignación de Docentes, etc.) con excepción de la Carrera / Plan de Estudio, está asociado a un ciclo lectivo.
Periodo: Es un momento del año que quiere destacarse. Dado que se utiliza y puede repetirse en cada ciclo lectivo (mediante el armado de una Estructura de Fechas), no debe colocarse una referencia al año o ciclo. Un Período, de por sí, es sólo informativo, hasta tanto no se cree una Estructura de Fechas.
Ejemplo: "Mesa de Julio/Agosto", "Mesa Especial Mayo", "1er Cuatrimestre".
Estructura de Fechas: Es la conjunción de un "Período" en un "Ciclo Lectivo" específico. Es el rango de fechas real y que identifica un momento puntual en un ciclo lectivo concreto. Es la estructura donde se coloca Inicio y Fin real del período y otras características propias de esa fecha. Es el rango real de fechas que Quinttos utiliza.
Ejemplo 1: "Mesa de Diciembre - Ciclo 2025 (Inicio: 20/07/2025 Fin: 12/08/2025) "
Ejemplo 2: "1.º Cuatrimestre - Ciclo 2025 (Inicio: 20/03/2025 Fin: 16/07/2025) "
Ejemplo 3: "Anual - Ciclo 2025 (Inicio: 20/03/2025 Fin: 30/11/2025) "
Materia:Hace referencia a cada una de las asignaturas de un Plan de Estudio. Ejemplo: "Matemática Financiera I". Cada materia se configura con los parámetros globales (Ejemplo; Promocionable, Final Obligatorio, Mínimo de Aprobación, etc.). Esta configuración se replica para todas las "Cursadas" de esa materia.
Matrícula: Es importante entender el concepto de Matrícula en términos académicos dentro de Quinttos y no confundirse con una cuota de tipo Matrícula. La Matrícula de un estudiante es un número (un código) asignado por el sistema Quinttos para identificar a un estudiante haciendo una Carrera puntual. Por ejemplo, si un estudiante está cursando una carrera de Primario tendrá un número de matrícula asociado y si ese mismo estudiante además está realizando un curso corto o pasa al secundario, será necesario crear una nueva matrícula y el sistema otorgará un nuevo número.
Grupo Carrera: Se utiliza para identificar carreras que pertenecen al mismo nivel. Por ejemplo si nuestro instituto maneja varias orientaciones de secundario, cada orientación sera una carrera pero todas pertenecerán al grupo carrera de Secundario.
Cursada: El concepto de Cursada es el de una entidad que agrupa a un Docente dando una Materia de un curso en un horario dado.
Correlatividad (de año): Es la dependencia que existe entre los diferentes años de cada "Carrera / Plan". Ejemplo: "Para cursar 3er año, es necesario tener aprobado todo 1er año"
Llamados: Es la cantidad de veces que un alumno se presentó a rendir el final de una materia. Un período de mesas, puede tener uno o más llamados.
Mesa de Examen: Es el momento específico en donde se rindió examen final una materia puntual. En Quinttos una Mesa de Examen está asociada a un Acta de Examen.
Acta de Examen:Es la interfaz que refleja lo sucedido en una Mesa Examen de una materia específica. De cada acta de examen puede imprimirse el Acta Volante de Examen
Acta Volante de Examen: Es el documento formal (generalmente en PDF) que refleja los datos de un Acta de Examen.
Instancia de Evaluación: Es una columna puntual de la Planilla de Calificaciones de una Cursada. Ejemplo: "1er. Parcial", "Recuperatorio 2do Parcial"
Correlatividad (de carreras / nivel): Es la dependencia que existe entre carreras o niveles.
Mesa de Examen: Es el momento específico en donde se rindió examen final una materia puntual. En Quinttos una Mesa de Examen está asociada a un Acta de Examen.
Acta de Examen:Es la interfaz que refleja lo sucedido en una Mesa Examen de una materia específica. De cada acta de examen puede imprimirse el Acta Volante de Examen
Acta Volante de Examen: Es el documento formal (generalmente en PDF) que refleja los datos de un Acta de Examen.
Instancia de Evaluación: Es una columna puntual de la Planilla de Calificaciones de una materia. Ejemplo: "Evaluacion 1", "Checkpoint", etc.
Alumno Regular: Es el estado principal del sistema. Hace referencia a que el alumno es un estudiante habilitado a cursar, independientemente de otras situaciones adicionales (Incluye los llamados "Recusantes", "Condicionales", con deuda de cuotas, con finales pendientes, con documentación sin entregar, etc.). Para Quinttos, el "Alumno Regular", es aquel que está habilitado para estar cursando materias independientemente de otros condicionantes. En academias, es común cambiarle el nombre de este estado a "Alumno Activo"
Baja: En este estado, el alumno se encuentra de baja definitiva y no será tenido en cuenta para procesos masivos como el de generación de cuota.
Transición Cambio de Ciclo: Es el estado que coloca el sistema de forma automática al momento cerrar el ciclo lectivo, a aquellos alumnos que eran Regulares en el ciclo que se está cerrando. De esta manera se puede identificar a los alumnos que han decidido no continuar su cursada o no han iniciado el proceso de inscripción al ciclo siguiente. También puede colocarse de forma manual.
Inactivo: Es el estado que coloca el sistema de forma automática a aquellos alumnos que permanecen en estado de "Transición Cambio de Ciclo" durante un ciclo lectivo. Se entiende que no han continuado la cursada y, por lo tanto, al cierre del ciclo siguiente, el sistema les coloca este estado. También puede colocarse de forma manual.
Preinscripto: Es el estado inicial que coloca el sistema a los alumnos que se dan de alta y no han abonado la Matrícula. Una vez que se abona la matrícula, el sistema coloca al alumno en estado "Inscripto". En este estado es posible modificar datos académicos. También puede colocarse de forma manual.
Inscripto: Es el estado en el que el sistema coloca al alumno una vez que se abona la matrícula. Una vez asignada la Comisión, el sistema lo pasa a "Alumno Regular". También puede colocarse de forma manual.
Egresado: Es el estado en el que el sistema coloca una vez que el alumno finaliza la carrera.
Requiere Final: En este estado, la materia ha sido Regularizada, pero aún es necesario rendir el final de la misma para poder aprobarla.
Recursa: La materia ha sido cursada al menos una vez y no se ha alcanzado la regularidad, ni tampoco dejarla en pendiente de final (Requiere Final). La materia se encuentra aplazada y debe ser cursada nuevamente.No confundir con que el alumno se encuentra recursando una materia. En resumen, el Estado "Recursa", indica que la materia está aplazada y debe ser cursada nuevamente en algún momento.
Aprobada: La materia ha sido aprobada durante un examen final o previo al uso de Quinttos en la institución.
Aprobado por Equivalencia / Aprobado por Pase: La materia ha sido aprobada por Equivalencia anterior y/o actual. Sólo es posible colocar este estado de forma manual desde la solapa "Carrera" del alumno. No se efectúa ningún control ya que el registro es de forma manual y depende de personal de Secretaría Académica.
Promoción: La materia ha sido aprobada durante la cursada y no es necesario rendir ningún examen final.
Registrada: El acta ha sido modificada y/o los alumnos han sido calificados. No es posible registrar calificaciones por parte de los docentes, ya han sido enviadas las calificaciones a Secretaría (si es que se encuentra habilitada la carga por parte de los docentes)
Cerrada: El acta ha sido completamente registrada, las notas completamente cargadas y se ha efectuado el proceso de "Cierre del Acta", el cual coloca el estado, libro, folio y calificación en la materia de acuerdo a la nota obtenida por el estudiante en caso de aprobar. En caso de no aprobar, se mantiene el estado de Requiere Final, excepto que se hayan superado los llamados presenciales, en cuyo caso se marca la materia en "Recursa".